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2015年02月25日

行政文書の保存・管理について質問しました！

河村市長に訴えています

　今日、本会議において「行政文書の保存・管理について」質問しました。
　
　行政文書をしっかり保存することは情報公開を行うための前提です。行政文書は市民のものであるという視点で考えることが必要であることをしてきた上で質問しました。

（質問）
　名古屋市のあんしん情報条例によると昭和６１年４月以降の文書が保存の対象で、その中で最長の保存期間は３０年でとなっています。その３０年目を迎えるのが２０１７年３月末になり、名古屋市は文書保管システムを導入して以来初めての事態を迎えます。文書をどう保存するかは担当課長の判断になりますが、１０年、５年、３年保存の文書であってもどう保存するかを担当課長だけに任せるのではなく、判断をサポートするためにアーキビストと呼ばれる文書管理の専門家を配置したらどうかと質問しました。

（総務局長）
アーキビストの導入については、その必要性や国、他の自治体の状況等も踏まえたうえ、今後の課題として研究してまいりたいと考えております。

（質問）
東海水害というような名古屋市政にとって極めて重大なことが発生した時には文書を一斉に残し、後世のための歴史的資料になるように文書管理システム上工夫をして、散逸、破棄などを防ぐようなことを考えるべきではないか。また政策の決定過程などの文書、メモも残るような仕組みにしてはどうか。

（総務局長）
その制度の導入を検討する場合、アーキビストの導入については、その必要性や国、他の自治体の状況等も踏まえたうえ、今後の課題として研究してまいりたいと考えております。

（質問）
文書の保管スペースが数年でいっぱいになる。その確保策をどう考えているか。

（総務局長）
現在、市の施設で新たに書庫になりうる場所を確保するよう努めるとともに、文書完結後に各局から総務局へ文書を引き継ぐまでの期間を、現行の1年から延長することの可能性を含め、書庫の延命策を検討しているところでございます。

　具体的に成果は出ませんでしたが、まずは問題提起ができたのではないかと思っています。役所全体で問題意識を持って臨んでもらえると期待しています。また市長にも意見を求めましたが、「えらい渋い質問だわね」と述べた後、アーキビストについては、いつもながらの「勉強させてもらいますわ」の発言でしっかり考えてくれるかどうかわかりませんが、市当局の人にはしっかり働きかけをしようと思います。

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